Outlook 2016 — это одно из самых популярных приложений для электронной почты и управления информацией. Одной из полезных возможностей Outlook 2016 является возможность создания файлов архива, которые позволяют вам сохранить и организовать важные сообщения и данные для использования в будущем.
В этой подробной инструкции мы расскажем вам, как создать файл архива Outlook 2016, чтобы сохранить свои электронные письма и другие данные в безопасности и легко найти их в дальнейшем.
Шаг 1: Откройте Outlook 2016 и выберите файл архива.
Сначала откройте Outlook 2016 на своем компьютере. Затем выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу экрана. В выпадающем меню выберите «Информация» и найдите раздел «Управление учетной записью». В этом разделе вы увидите различные опции, включая «Архивирование». Щелкните на этой опции, чтобы продолжить.
Примечание: Если у вас нет опции «Архивирование» в разделе «Управление учетной записью», вероятно, ваша учетная запись не настроена для архивирования. В таком случае ознакомьтесь с документацией Outlook 2016 или обратитесь к системному администратору для получения дополнительной информации.
Как создать файл архива Outlook 2016
Microsoft Outlook 2016 предоставляет удобную функцию архивирования электронной почты, чтобы вы могли сохранить старые сообщения и данные, освободить место на почтовом сервере и легко организовать свою почту. Создание файла архива Outlook 2016 довольно просто и займет всего несколько шагов.
Чтобы создать файл архива в Outlook 2016, следуйте этим инструкциям:
- Откройте приложение Outlook 2016 на своем компьютере.
- На панели инструментов выберите вкладку «Файл».
- В открывшемся меню выберите опцию «Информация».
- На странице «Информация» нажмите на кнопку «Меню инструментов» возле пункта «Управление элементами почты».
- В контекстном меню выберите опцию «Архивировать».
- Появится окно «Архивирование». Здесь вы можете выбрать, какие элементы почты вы хотите архивировать, например, сообщения электронной почты, календари, контакты и т. д.
- Выберите нужные параметры архивации и укажите диапазон дат для архивирования.
- Укажите путь и имя файла архива, где будут сохранены архивированные данные.
- Нажмите кнопку «OK», чтобы начать процесс архивации.
- После завершения архивации, файл архива Outlook 2016 будет создан и сохранен на вашем компьютере.
Теперь вы можете сохранить этот файл архива в безопасном месте или переместить его на другой компьютер, чтобы обеспечить сохранность ваших старых сообщений и данных.
Шаг 1: Открыть программу Outlook
- Найдите ярлык программы Outlook на рабочем столе, панели задач или в меню «Пуск».
- Если ярлыка нет, откройте меню «Пуск» и введите в поисковой строке слово «Outlook».
- В списке результатов поиска найдите иконку программы Outlook и щелкните по ней.
После выполнения этих действий, программа Outlook будет открыта и готова к использованию.
Шаг 2: Выбрать папку для архивирования
После того как вы запустили Outlook 2016, откройте вкладку «Файл» в верхней части экрана. В появившемся меню выберите пункт «Параметры», а затем перейдите на вкладку «Расширенные».
На вкладке «Расширенные» найдите раздел «Экспорт» и нажмите на кнопку «Экспортировать…». В появившемся окне выберите опцию «Создать файл данных Outlook (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
Теперь вам нужно выбрать папку для архивирования. Вы можете выбрать целую папку или только отдельные элементы внутри папки. Чтобы выбрать целую папку, щелкните на нее один раз, чтобы она стала выделенной. Если вы хотите выбрать только отдельные элементы, раскройте папку и отметьте нужные письма, контакты или задачи.
 | Выбор папки для архивирования |
После того как вы выбрали папку или элементы для архивирования, нажмите кнопку «Далее» и выберите место для сохранения файла архива. Мы рекомендуем создать новую папку на вашем компьютере или в облачном хранилище, чтобы легко найти файл архива в дальнейшем.
Наконец, нажмите кнопку «Завершить», чтобы начать процесс создания файла архива Outlook 2016. Этот процесс может занять некоторое время, особенно если вы выбрали большую папку или много элементов для архивирования.
Шаг 3: Выбрать настройки архивации
После выбора папки, которую вы хотите архивировать, необходимо указать настройки архивации для файла.
Вы можете выбрать, хотите ли вы включить подпапки папки, которую вы архивируете. Если вы хотите включить подпапки, установите флажок «Включать подпапки» в окне настроек архивации.
Также вы можете настроить даты архивации. Вы можете выбрать, хотите ли вы архивировать все письма в папке или же только те, которые были отправлены или получены в определенном промежутке времени. Для этого выберите вариант «Архивировать все элементы» или «Архивировать только элементы из» и укажите нужные даты.
Кроме того, вы можете выбрать, хотите ли вы включить в архивирование приложенные файлы. Если вы хотите включить приложенные файлы, установите флажок «Включать приложенные файлы» в окне настроек архивации.
После настройки всех параметров архивации нажмите кнопку «OK», чтобы перейти к следующему шагу.
Шаг 4: Создать файл архива
После того как вы выбрали папку и задали настройки архивирования, необходимо создать файл архива. Для этого:
1. Нажмите на кнопку «Обзор», чтобы выбрать путь, по которому будет сохраняться архивный файл.
2. Введите название файла архива в поле «Имя файла». Обычно рекомендуется использовать понятное и описательное название для легкого восстановления данных в будущем.
3. В поле «Описание» вы можете указать дополнительную информацию о файле архива, такую как дату создания, его содержимое или дополнительные комментарии.
4. Выберите формат архива из раскрывающегося списка «Тип файла». Обычно рекомендуется использовать формат «Outlook Data File (*.pst)».
5. Нажмите на кнопку «ОК», чтобы начать создание файл архива.
После завершения процесса создания, Outlook 2016 создаст архивный файл, который будет содержать выбранные папки и все их содержимое. Вы можете сохранить этот файл в надежном месте и использовать его для восстановления данных в случае необходимости.
Примечание: Если у вас большой объем данных, создание архива может занять некоторое время. Не закрывайте Outlook и дождитесь окончания процесса.